Nhu cầu cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc ngày càng tăng mạnh trong những năm gần đây, đặc biệt khi giao thương Việt – Trung liên tục được mở rộng và cộng đồng người Việt sinh sống, học tập tại Trung Quốc ngày một đông đảo. Dù mục đích là gửi quà cho người thân, gửi đặc sản biếu bạn bè, hay chuyển hàng hóa phục vụ nhu cầu cá nhân, quy trình gửi hàng sang thị trường tỷ dân này vẫn còn khiến nhiều người lúng túng vì lo ngại thủ tục phức tạp, hàng bị giữ tại hải quan hoặc chi phí quá cao.
Thực tế, nếu nắm đúng thông tin và chọn đúng kênh vận chuyển, việc gửi hàng sang Trung Quốc hoàn toàn có thể thực hiện thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình từ A đến Z theo cập nhật mới nhất năm 2026.
Cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc có khó không?
Không, nhưng cần tuân thủ đúng quy định của cả hai phía Việt Nam và Trung Quốc. Không giống như giao dịch thương mại cần hóa đơn VAT, tờ khai xuất nhập khẩu chính thức, hợp đồng mua bán… việc cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc được thực hiện dưới dạng bưu kiện cá nhân (personal parcel) hoặc hàng phi mậu dịch. Điều này đơn giản hóa đáng kể thủ tục, nhưng vẫn có những ràng buộc nhất định:
- Về phía Việt Nam: Hải quan Việt Nam kiểm soát hàng xuất khẩu, đặc biệt với nhóm hàng đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm, hàng có xuất xứ động – thực vật.
- Về phía Trung Quốc: Hải quan Trung Quốc (海关/Hải Quan) ngày càng siết chặt kiểm soát hàng nhập từ nước ngoài, đặc biệt sau giai đoạn đại dịch. Mỗi bưu kiện cá nhân đều phải khai báo nội dung và giá trị.
- Ngưỡng miễn thuế: Hàng cá nhân gửi vào Trung Quốc thường được miễn thuế nếu giá trị dưới 50 CNY (áp dụng với hàng phi thương mại thuần túy). Với hàng có giá trị cao hơn, người nhận có thể phải đóng thuế nhập khẩu.
Tóm lại, gửi hàng cá nhân sang Trung Quốc không khó nếu bạn chuẩn bị đủ giấy tờ, chọn đúng loại hàng được phép và sử dụng dịch vụ uy tín. Những rắc rối thường gặp chủ yếu xuất phát từ việc khai báo sai, gửi hàng cấm, hoặc đóng gói không đạt chuẩn.
Cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc có khó không?
Các hình thức cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc phổ biến
Hiện nay có ba kênh chính để cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc, mỗi kênh có ưu – nhược điểm riêng phù hợp với từng nhu cầu và loại hàng hóa.
Gửi qua bưu điện
Đây là kênh truyền thống, phổ biến nhất với người dùng cá nhân, đặc biệt phù hợp với những kiện hàng nhỏ, nhẹ (dưới 20–30 kg).
Ưu điểm:
- Mạng lưới rộng khắp, có thể gửi tại bất kỳ bưu cục nào trên cả nước
- Chi phí tương đối thấp với hàng nhỏ
- Được hỗ trợ tra cứu vận đơn chính thức
- Phù hợp với hàng quà tặng, tài liệu, đồ dùng cá nhân
Nhược điểm:
- Thời gian vận chuyển chậm hơn so với dịch vụ chuyên biệt (thường 7–15 ngày làm việc)
- Hạn chế về khối lượng và kích thước kiện hàng
- Không linh hoạt với hàng cồng kềnh, dễ vỡ
- Ít hỗ trợ tư vấn chuyên sâu về thủ tục hải quan
Dịch vụ phổ biến: Vietnam Post EMS, VNPost Parcel International
Gửi qua đơn vị logistics/trung gian
Đây là lựa chọn ngày càng được nhiều cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc ưa chuộng, nhất là khi cần gửi số lượng lớn, hàng có giá trị hoặc cần thông quan nhanh.
Ưu điểm:
- Thời gian vận chuyển nhanh hơn đáng kể (3–7 ngày tùy tuyến)
- Hỗ trợ tư vấn khai báo hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu
- Theo dõi hành trình hàng hóa chi tiết, real-time
- Đa dạng dịch vụ: đường bộ, đường hàng không, đường sắt
- Có thể gửi kiện lớn, hàng đặc biệt
Nhược điểm:
- Chi phí cao hơn bưu điện với hàng nhỏ lẻ
- Cần làm việc trực tiếp hoặc liên hệ tư vấn trước khi gửi
Phù hợp với: Người thường xuyên gửi hàng, gửi hàng số lượng nhiều, hàng giá trị cao.
Gửi qua dịch vụ xách tay
Hình thức này hoạt động theo cơ chế: bạn nhờ người đang có chuyến đi Trung Quốc mang hàng giúp, hoặc thông qua các hội nhóm xách tay chuyên nghiệp trên mạng xã hội.
Ưu điểm:
- Nhanh, linh hoạt, không qua nhiều khâu trung gian
- Có thể gửi hàng đặc thù mà bưu điện không nhận
- Phù hợp với các mặt hàng dễ vỡ, cần giám sát cẩn thận
Nhược điểm:
- Rủi ro cao: mất hàng, hàng bị hư hỏng, không có chứng từ bảo đảm
- Phụ thuộc vào lịch trình cá nhân của người xách tay
- Tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu hàng vi phạm quy định hải quan
Lưu ý: Hình thức xách tay không được khuyến khích với hàng hóa có giá trị lớn hoặc yêu cầu chứng từ đầy đủ.
Các hình thức cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc phổ biến
Thủ tục & Giấy tờ cần thiết khi cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc
Khi cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc, bạn chủ yếu cần cung cấp thông tin người gửi/nhận, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List). Để thông quan suôn sẻ, hàng hóa cần được khai báo chính xác và tuân thủ các quy định cấm/hạn chế nhập khẩu.
Giấy tờ cần thiết
- Thông tin người gửi/nhận: Họ tên, địa chỉ nhận chi tiết, số điện thoại, mã bưu điện (Zipcode) và Mã định danh (Tax ID/Unified Social Credit Code) của người nhận bên Trung Quốc (nếu là doanh nghiệp).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Liệt kê chi tiết giá trị lô hàng, mô tả rõ mặt hàng là gì và được dùng để làm gì.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Thể hiện quy cách đóng gói (thùng/kiện), trọng lượng, kích thước từng kiện.
- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill): Biên lai nhận hàng do đơn vị vận chuyển cấp.
Thủ tục gửi hàng
- Khai báo hải quan: Bạn cần kê khai đúng loại hàng, số lượng và giá trị thực tế. Khai sai mã HS hoặc giá trị có thể dẫn đến việc hàng bị giữ lại hoặc tiêu hủy.
- Chứng từ bổ sung (nếu có): Với các mặt hàng đặc thù (thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, đồ điện tử có pin), bạn có thể cần cung cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận an toàn (MSDS), hoặc giấy kiểm dịch.
- Đóng gói: Hàng hóa cần được đóng gói cẩn thận, dán nhãn mác đầy đủ (thông tin người nhận, ghi chú hàng dễ vỡ nếu có).
Lưu ý quan trọng:
- Hàng cấm: Tuyệt đối không gửi các mặt hàng bị cấm nhập khẩu vào Trung Quốc như: vũ khí, chất cháy nổ, ma túy, văn hóa phẩm đồi trụy, tiền mặt, động thực vật hoang dã.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển: Đối với cá nhân, cách đơn giản nhất là liên hệ trực tiếp với các đơn vị chuyển phát nhanh quốc tế như Viettel Post, SF Express hoặc các công ty chuyên tuyến Việt – Trung. Họ sẽ hỗ trợ bạn làm toàn bộ thủ tục hải quan và khai báo chứng từ.
Các loại hàng hóa có thể và không thể gửi
Hàng được phép cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc
- Quần áo, giày dép, phụ kiện thời trang
- Đồ dùng gia đình, đồ trang trí
- Thiết bị điện tử (không phải hàng mới nguyên hộp số lượng lớn)
- Sách, tài liệu, văn phòng phẩm
- Mỹ phẩm (số lượng cá nhân hợp lý)
- Thực phẩm khô, đặc sản (có kiểm dịch): cà phê, trà, hạt điều, nước mắm đóng gói…
- Đồ chơi trẻ em (không pin lithium rời)
- Hàng thủ công mỹ nghệ, quà lưu niệm
Hàng bị cấm hoặc hạn chế nghiêm ngặt
- Tuyệt đối cấm: Vũ khí, chất nổ, ma túy, hóa chất độc hại, tiền giả
- Cấm gửi: Hàng giả, hàng nhái, hàng vi phạm bản quyền
- Hạn chế: Thuốc (cần giấy kê đơn bác sĩ và giấy phép), sản phẩm từ động vật quý hiếm
- Cần kiểm dịch: Hoa tươi, cây cối, trái cây tươi, thịt tươi sống
- Lưu ý đặc biệt: Pin lithium (chỉ được gửi đường biển/bộ, không được gửi đường hàng không đơn lẻ)
- Chất lỏng: Hạn chế nghiêm ngặt trên đường hàng không; cần đóng gói đặc biệt
Khi không chắc mặt hàng của bạn có được gửi không, hãy liên hệ trực tiếp đơn vị vận chuyển để được tư vấn trước. Gửi hàng cấm không chỉ mất hàng mà còn có thể bị xử phạt.
Hàng bị cấm hoặc hạn chế nghiêm ngặt
Quy trình cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc
Dưới đây là quy trình cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc chuẩn từng bước:
- Bước 1 – Xác định loại hàng và hình thức gửi: Xem xét hàng hóa của bạn thuộc nhóm nào, trọng lượng, kích thước, mức độ dễ vỡ để chọn kênh gửi phù hợp (bưu điện, logistics, xách tay).
- Bước 2 – Liên hệ đơn vị vận chuyển và nhận báo giá: Cung cấp thông tin: loại hàng, cân nặng, kích thước kiện, địa chỉ người nhận. Yêu cầu báo giá chi tiết và thời gian dự kiến.
- Bước 3 – Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói: Đóng gói chắc chắn, đặc biệt với hàng dễ vỡ. Dán nhãn rõ ràng bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung (tên hàng, số lượng, trọng lượng).
- Bước 4 – Chuẩn bị chứng từ: Điền đầy đủ packing list, thông tin người gửi – người nhận, giá trị hàng hóa. Chuẩn bị các giấy tờ bổ sung nếu hàng thuộc nhóm cần kiểm dịch.
- Bước 5 – Bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển: Mang hàng đến điểm giao nhận hoặc đặt lịch lấy hàng tại nhà (tùy đơn vị). Nhận biên lai/vận đơn.
- Bước 6 – Theo dõi hành trình vận chuyển: Dùng mã vận đơn (tracking number) để theo dõi trên website hoặc app của đơn vị vận chuyển.
- Bước 7 – Hải quan thông quan tại Trung Quốc: Hải quan Trung Quốc kiểm tra hàng hóa và chứng từ. Nếu cần, người nhận bổ sung giấy tờ hoặc nộp thuế.
- Bước 8 – Giao hàng đến tay người nhận: Đơn vị vận chuyển nội địa Trung Quốc (như SF Express, JD Logistics, China Post…) giao hàng đến địa chỉ người nhận.
Chi phí gửi hàng sang Trung Quốc cho cá nhân
Chi phí là yếu tố được quan tâm nhất khi cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc. Dưới đây là bảng tham khảo mức giá năm 2026:
| Hình thức | Mức giá tham khảo | Ghi chú |
| Bưu điện (EMS) | 250.000 – 400.000 VNĐ/kg đầu | Giảm dần theo trọng lượng |
| Đường hàng không (logistics) | 150.000 – 300.000 VNĐ/kg | Tốc độ nhanh, phù hợp hàng nhẹ |
| Đường bộ (cửa khẩu) | 25.000 – 60.000 VNĐ/kg | Phù hợp hàng nặng, cồng kềnh |
| Đường sắt | 30.000 – 80.000 VNĐ/kg | Cân bằng tốc độ và chi phí |
| Phí đóng gói | 20.000 – 100.000 VNĐ/kiện | Tùy kích thước, loại hàng |
| Phí khai báo hải quan | 50.000 – 200.000 VNĐ | Tùy đơn vị, tùy loại hàng |
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí:
- Trọng lượng thực tế vs. trọng lượng thể tích: Đơn vị tính theo cái nào cao hơn. Công thức tính trọng lượng thể tích phổ biến: Dài × Rộng × Cao (cm) ÷ 6000
- Loại hàng: Hàng nguy hiểm, hàng cần kiểm dịch sẽ có phụ phí
- Tốc độ giao hàng: Dịch vụ hỏa tốc (express) giá cao hơn dịch vụ thường
- Thuế nhập khẩu tại Trung Quốc: Người nhận chịu nếu vượt ngưỡng miễn thuế
Chi phí gửi hàng sang Trung Quốc cho cá nhân
Thời gian vận chuyển mất bao lâu?
Thời gian vận chuyển của cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc phụ thuộc vào hình thức gửi và tỉnh thành nhận tại Trung Quốc:
| Hình thức | Thời gian dự kiến |
| Đường hàng không (express) | 2–5 ngày làm việc |
| Đường hàng không (thường) | 5–10 ngày làm việc |
| Đường bộ qua cửa khẩu | 3–7 ngày làm việc |
| Đường sắt | 5–10 ngày làm việc |
| Bưu điện EMS | 7–15 ngày làm việc |
Lưu ý thực tế:
- Thời gian thông quan hải quan Trung Quốc thường mất thêm 1–3 ngày và có thể lâu hơn vào dịp lễ lớn (Tết Nguyên Đán, Quốc khánh Trung Quốc 1/10, Ngày 618, 11/11…)
- Hàng có kiểm dịch có thể mất thêm 3–7 ngày để hoàn tất kiểm tra
- Các tỉnh xa trung tâm như Tây Tạng, Tân Cương, Nội Mông có thể mất thêm 2–5 ngày giao hàng nội địa
Kinh nghiệm gửi hàng sang Trung Quốc cho cá nhân
Trong quá trình cá nhân gửi hàng sang Trung Quốc, nhiều người thường gặp rủi ro không phải do thủ tục quá phức tạp, mà chủ yếu đến từ việc chuẩn bị chưa kỹ hoặc chủ quan trong khâu khai báo và vận chuyển. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp quá trình gửi hàng diễn ra an toàn và hạn chế tối đa phát sinh:
- Khai báo trung thực và đầy đủ thông tin hàng hóa: Việc khai sai giá trị, loại hàng hoặc mục đích sử dụng có thể khiến lô hàng bị giữ lại, xử phạt hoặc thậm chí tiêu hủy. Vì vậy, nên khai đúng thực tế để đảm bảo quá trình thông quan thuận lợi và tránh rủi ro pháp lý.
- Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế: Hàng cần được đóng trong thùng carton chắc chắn, có lớp chống sốc như xốp hoặc bọt khí để hạn chế va đập. Đồng thời, nên dán nhãn thông tin rõ ràng bên ngoài để tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn trong quá trình xử lý.
- Chụp lại toàn bộ hàng hóa trước khi gửi: Việc lưu lại hình ảnh trước và sau khi đóng gói giúp bạn có bằng chứng đối chiếu nếu xảy ra mất mát hoặc tranh chấp trong quá trình vận chuyển, đặc biệt với các lô hàng có giá trị cao.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có tuyến Việt – Trung rõ ràng: Nên ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm xử lý hàng đi Trung Quốc như VietCargo, có hỗ trợ khai báo hải quan và cung cấp đầy đủ chứng từ. Điều này giúp giảm đáng kể rủi ro bị ách tắc khi thông quan.
- Tránh gửi hàng vào giai đoạn cao điểm vận chuyển: Các dịp lễ lớn như 11/11, 6/18 hoặc Tết Nguyên đán thường khiến lượng hàng tăng đột biến, dẫn đến thời gian xử lý kéo dài và rủi ro thất lạc cao hơn bình thường.
- Xác nhận chính xác thông tin người nhận tại Trung Quốc: Địa chỉ cần được ghi rõ theo thứ tự hành chính chuẩn và kèm số điện thoại liên hệ. Sai sót dù chỉ nhỏ trong địa chỉ cũng có thể làm hàng bị chậm trễ hoặc bị trả về ngay.
- Theo dõi hành trình vận đơn thường xuyên: Cần theo dõi hành trình vận đơn thường xuyên, đặc biệt trong giai đoạn thông quan. Việc kiểm tra sát sao giúp kịp thời bổ sung giấy tờ khi hải quan yêu cầu, tránh tình trạng hàng bị giữ lâu hoặc bị trả về.
Kinh nghiệm gửi hàng sang Trung Quốc cho cá nhân
Gợi ý đơn vị gửi hàng uy tín: VietCargo
Nếu bạn đang cần tìm đơn vị dịch vụ gửi hàng sang Trung Quốc, VietCargo là một lựa chọn khá được nhiều người tin tưởng. VietCargo hỗ trợ khá tốt từ A đến Z, dịch vụ ổn định và phù hợp với cả khách hàng cá nhân lẫn doanh nghiệp nhỏ.
Vì sao nên chọn VietCargo?
- Kinh nghiệm lâu năm trên tuyến Việt Nam – Trung Quốc, đặc biệt chạy mạnh tuyến Hà Nội – Lạng Sơn – Bằng Tường và đi sâu vào nhiều tỉnh bên kia. Nhờ vậy mà thời gian vận chuyển nhanh hơn, ít bị kẹt biên.
- Có nhiều hình thức gửi: đường bộ, đường bay, đường sắt. Bạn có thể chọn tùy theo mức độ gấp và khả năng chi trả.
- Thủ tục hải quan được hỗ trợ trọn gói, đội ngũ lo khai báo và xử lý chứng từ giúp, nên người gửi không phải tự chạy vạy nhiều.
- Giao nhận tận nơi hai chiều: lấy hàng tại Hà Nội và một số khu vực xung quanh, giao thẳng đến địa chỉ người nhận ở Trung Quốc.
- Giá cả báo rõ ràng từ đầu, ít phát sinh. Nếu có vấn đề do phía vận chuyển thì họ cũng chịu trách nhiệm.
- Theo dõi đơn hàng dễ dàng qua hệ thống tracking, cập nhật liên tục và có thông báo qua Zalo hoặc SMS.
Bạn có thể gọi cho VietCargo để được tư vấn miễn phí và lấy báo giá cụ thể cho lô hàng của mình.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://www.vietcargo.vn/
- Địa chỉ: 180/17 Nguyễn Hữu Cảnh, Phường Thạnh Mỹ Lợi, TP.HCM
- Hotline: 0923191919
- Email: contact@vietcargo.vn
Năm 2026 rồi, việc gửi hàng cá nhân sang Trung Quốc không còn quá khó khăn nếu chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, nắm rõ quy trình và chọn đúng đơn vị hỗ trợ. Hy vọng những chia sẻ này giúp được bạn. Có gì thắc mắc thì cứ liên hệ trực tiếp VietCargo nhé!
Xem thêm:
