Commercial invoice là gì? Nếu như bạn muốn hiểu chi tiết hơn về hóa đơn thương mại để chuẩn bị sẵn sàng cho quy trình thông quan, vận chuyển hàng hóa quốc tế nhanh chóng, an toàn, đúng chuẩn. Phía dưới đây VietCargo sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về Commercial Invoice cũng như cách lập Commercial Invoice nhanh chóng, đúng chuẩn.
Commercial Invoice là gì?
Commercial Invoice (CI) hay hóa đơn thương mại là một loại chứng từ thương mại được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu. Trên hóa đơn thương mại tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thông tin: đặc điểm hàng hóa, giá thành nhập, số lượng, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển…
CI là chứng từ vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu quốc tế. Là chứng từ mà các nhà cung cấp bắt buộc phải có để chỉ ra số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán và xác định giá trị hải quan để căn cứ đó tính giá thuế nhập khẩu. CI thể hiện giá mua, giá bán của hàng hóa mà công ty bạn nhập khẩu.
Chức năng của Commercial Invoice
Commercial Invoice đóng vai trò vô cùng quan trọng:
- CI dùng cho việc thanh toán giữa bên bán và bên mua (người xuất khẩu và người nhập khẩu). Là căn cứ để bên bán yêu cầu bên mua thanh toán cho mình.
- CI còn là cơ sở để tính toán số thuế xuất nhập khẩu mà công ty bạn phải nộp.
- CI là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ quan trọng khác trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hay làm thủ tục xuất nhập cảnh liên quan. Khi khai hải quan việc đối chiếu chéo chứng từ với các thông tin trên vận đơn, packing list, giấy báo hàng đến… là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu có sai khác giữa các giấy tờ người làm chứng từ hoặc khai hải quan phải lập tứ kiểm tra và bổ sung chỉnh sửa ngay.
11 Yếu tố bắt buộc có trong Commercial Invoice
- Tên và địa chỉ đầy đủ của người xuất/nhập khẩu: Cần có đầy đủ thông tin liên quan như: Tên công ty, fax, địa chỉ, người đại diện, địa chỉ email, số điện thoại, thông tin tài khoản thanh toán…
- Thông tin hàng hóa: Bao gồm thông tin về tên hàng, số lượng, tổng trọng lượng, số khối, số kiện hàng, giá nhập… để có thể ước tính nhanh số tiền hàng tiền vận chuyển cần thanh toán.
- Mô tả chi tiết hàng hóa (chất liệu, công dụng, model)
- Mã HS code 8 số – Tra cứu chính thức từ Bộ Thương mại Hoa Kỳ
- Đơn giá và tổng giá trị giao dịch: Thể hiện tổng trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu được ghi bằng cả số và chữ với mệnh giá thanh toán đồng tiền quy định của 2 bên.
- Điều kiện Incoterms® 2025 kèm địa điểm giao hàng
- Trọng lượng tịnh/gộp
- Xuất xứ hàng hóa
- Phương thức thanh toán (TT, LC, DA…)
- Số lượng kiện hàng
- Chữ ký người xuất khẩu
- Ngày phát hành hóa đơn
Cách lập Commercial Invoice chuẩn từ A-Z
Hóa đơn thương mại sẽ được lập thông qua các bước sau:
Bước 1: Khai báo thông tin doanh nghiệp
Khai báo thông tin doanh nghiệp chi tiết, chính xác các thông tin cần được cung cấp.
Bước 2: Mô tả hàng hóa chi tiết
Tiến hành mô tả chi tiết, chính xác thông tin hàng hóa đảm bảo tránh nhầm lẫn, sai sót hay các vấn đề phát sinh.
Bước 3: Áp mã HS chính xác
Sử dụng công cụ tra cứu mã HS code cho từng quốc gia – Đức yêu cầu mã 10 số thay vì 8 số như thông thường.
Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại
Trong quá trình lập Commercial invoice không ít cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp vẫn gặp phải một số sai sót thường gặp như:
- Nhầm lẫn giữa FOB và CIF dẫn đến tính thuế sai
- Ghi thiếu đơn vị tiền tệ (USD/EUR/VND)
- Không đồng nhất thông tin với packing list
- Sai số invoice trùng lặp với các lô hàng trước
- Dùng ngôn ngữ không phải tiếng Anh cho quốc gia yêu cầu bản dịch công chứng
Trên đây VietCargo đã giải đáp trọn bộ về hóa đơn thương mại và một số lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn thương mại.
Thực tế thì hóa đơn thương mại cho từng phương thức vận chuyển sẽ có khác biệt khá lớn. Commercial Invoice trong vận chuyển hàng không cần thêm thông tin MAWB số (Master Air Waybill), ghi rõ điều kiện bảo hiểm hàng không và khai báo chính xác kích thước kiện hàng.
Vậy nên để được tư vấn chi tiết về cách tạo Commercial Invoice, hỗ trợ lập CI đúng chuẩn đảm bảo quy trình vận chuyển thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi. Bạn hãy liên hệ ngay hotline: 0923.19.19.19 để những chuyên viên giàu kinh nghiệm từ VietCargo tư vấn hỗ trợ nhanh.
