Bạn đã nghe nhiều đến packing list nhưng chưa biết đặc điểm, vai trò, tầm quan trọng của packing list trong quá trình vận chuyển ký gửi hàng hóa đi nước ngoài. Trong bài viết này VietCargo sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về packing list cũng như cách lập packing list đối với từng loại hàng hóa.
Packing List là gì?
Packing list (phiếu đóng gói) là một tài liệu quan trọng trong ngành logistics và vận chuyển. Packing list là bản liệt kê chi tiết mô tả về từng mặt hàng, kiện hàng trong một lô hàng được đóng gói để vận chuyển. Mục đích là để cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, loại hình, phương thức đóng gói và các đặc điểm khác của hàng hóa trong mỗi kiện hàng, thùng hàng, bao bì.
Packing list có thể được lập bởi người xuất khẩu, nhà cung cấp, hoặc bên vận chuyển. Packing list đóng vai trò như một bản hướng dẫn giúp các bên liên quan trong quá trình giao nhận hàng hóa. Đây là tài liệu bắt buộc trong hầu hết các giao dịch xuất nhập khẩu, giúp người nhận kiểm tra hàng hóa khi đến nơi, đồng thời hỗ trợ các thủ tục hải quan, kiểm tra và giám sát hàng hóa.
Cấu trúc chuẩn của một packing list chuyên nghiệp
Packing list không thể thiếu 7 thông tin quan trọng sau:
- Thông tin người xuất/nhập khẩu (tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Số lượng kiện hàng, loại bao bì (thùng carton, pallet, container…)
- Kích thước & trọng lượng từng kiện (cả gross weight và net weight)
- Mã HS code (nếu có)
- Chứng nhận an toàn (hàng dễ vỡ, hóa chất…)
- Hướng dẫn bốc dỡ (nếu hàng yêu cầu xếp chuyên biệt)
- Chữ ký & đóng dấu xác nhận của người đóng gói
Tại sao Packing list không thể thiếu trong xuất nhập khẩu?
Packing List là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của một đơn hàng. Nó không đơn thuần là một tài liệu mô tả thông tin về hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển và xuất nhập khẩu hàng hóa:
Kiểm tra và xác nhận hàng hoá
Packing List giúp người nhận kiểm tra sự đầy đủ và chính xác của lô hàng so với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Nếu có thiếu hụt hoặc sai sót về số lượng, Packing List sẽ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp và yêu cầu điều chỉnh.
Hỗ trợ thủ tục hải quan
Packing List còn hỗ trợ thủ tục hải quan. Khi hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua các cửa khẩu quốc tế, Packing List là tài liệu cần thiết để cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận thông tin về hàng hóa. Là cơ sở để cơ quan hải quan dễ dàng xác minh các mặt hàng, số lượng, trọng lượng và đảm bảo rằng hàng hóa không có vấn đề về thuế hay kiểm tra an ninh.
Việc không có hoặc sai sót trong Packing List có thể dẫn đến việc hàng hóa bị chậm thông quan hoặc bị phạt, ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình vận chuyển.
Dễ dàng kiểm soát và quản lý hàng hóa
Packing List giúp các bên liên quan kiểm tra, kiểm soát và quản lý hàng hóa dễ hơn. Đặc biệt là với lô hàng hóa hoặc hàng hóa có nhiều loại để có thể phân loại, theo dõi kiện hàng hiệu quả, tránh nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa.
Tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro
Packing List tăng tính minh bạch trong các giao dịch vận chuyển khi các thông tin luôn được kê khai chi tiết, rõ ràng. Giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc thất lạc hàng hóa hoặc nhận hàng không đúng.
Xác định phương thức vận chuyển phù hợp
Thông qua các thông tin về trọng lượng, kích thước, thể tích hàng hóa trong Packing List mà các công ty vận chuyển có thể dễ dàng lựa chọn phương pháp vận chuyển phù hợp qua đường biển hoặc đường hàng không.
Hỗ trợ trong việc lập hóa đơn và thanh toán
Packing List còn hỗ trợ việc lập hóa đơn và thanh toán giữa người bán và người mua. Packing List cung cấp thông tin chính xác về số lượng và loại hàng hóa, giúp các bên dễ dàng đối chiếu và xác nhận số lượng hàng hóa đã giao nhận để quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác.
4 Loại packing list phổ biến nhất hiện nay
Packing List bao gồm các loại chính sau:
- Packing list thông thường: Phiếu đóng gói dùng cho hầu hết hàng hóa không yêu cầu đặc biệt.
- Detailed packing list: Phiếu đóng gói liệt kê chi tiết từng mặt hàng trong từng kiện, số lượng, kích thước, trọng lượng từng kiện và quy cách đóng gói hàng hóa.
- Neutral packing list: Phiếu đóng gói sử dụng khi cần giữ bí mật thông tin thương mại và thường không nêu rõ thông tin của người mua, người bán.
- Packing and Weight List: Loại phiếu đóng gói cung cấp thông tin chính xác về trọng lượng hàng hóa, thường dùng cho máy móc công nghiệp.
Hướng dẫn 5 bước lập packing list chuẩn xác
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tạo packing list, phía dưới đây VietCargo sẽ hướng dẫn bạn 5 bước lập packing list cơ bản:
- Bước 1: Kiểm tra hợp đồng – Đảm bảo thông tin khớp với Incoterms® 2025
- Bước 2: Phân loại hàng hóa theo tiêu chuẩn HS Code quốc tế
- Bước 3: Đo đạc chính xác kích thước, trọng lượng từng kiện
- Bước 4: Ghi chú đặc biệt (nếu có) bằng ngôn ngữ quốc tế (Anh/Pháp/Tây Ban Nha)
- Bước 5: Đối chiếu chéo với Commercial Invoice và Bill of Lading
Những lưu ý khi tạo lập phiếu đóng gói hàng hóa
Tạo packing list bạn cần lưu ý:
- Cập nhật quy định đặc thù của từng nước nhập khẩu để tạo packing list đúng chuẩn
- Dùng đơn vị đo lường phổ biến (km, m, kg…)
- Ghi chú về hàng hóa đã qua tái chế
- …
Thực tế thì với một người chưa có kinh nghiệm việc tự kê khai, tạo lập packing list cũng có thể khiến bạn gặp nhiều khó khăn.
Là công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế chuyên nghiệp với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và vận chuyển hàng hóa quốc tế, VietCargo đã và đang đồng hành và là đối tác tin cậy của hàng ngàn đơn vị khách hàng cá nhân, doanh nghiệp vận chuyển hàng đi nước ngoài uy tín chuyên nghiệp, giá tốt.
VietCargo hỗ trợ trọn bộ thủ tục thông quan vận chuyển hàng đi nước ngoài:
- Xin các loại giấy tờ pháp lý cần thiết
- Lập packing list phù hợp với loại hàng hóa và yêu cầu của các đơn vị, doanh nghiệp
- Thực hiện trọn bộ thủ tục thông quan gửi hàng đi nước ngoài
Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển hàng đi nước ngoài uy tín VietCargo.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về packing list
Có thể dùng packing list thay thế cho commercial invoice?
Tuyệt đối không! Packing list chỉ mô tả hiện trạng hàng hóa, không có giá trị thanh toán.
Xuất khẩu qua sàn thương mại điện tử có cần packing list?
“CÓ”, đặc biệt khi vận chuyển xuyên biên giới qua dịch vụ logistics của Amazon, Alibaba…
Trên đây VietCargo đã giải đáp trọn bộ về packing list và hướng dẫn cách lập packing list đúng chuẩn. Đừng để vấn đề phiếu đóng gói làm khó bạn thêm, liên hệ ngay VietCargo đã chúng tôi cung cấp đến bạn gói vận chuyển hàng uy tín hỗ trợ kê khai tạo packing list trọn gói.
Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: 0923.19.19.19.
