Hướng dẫn làm thủ tục gửi hàng đi Thái Lan chi tiết năm 2026

Nhu cầu gửi hàng từ Việt Nam sang Thái Lan ngày càng tăng, từ hàng cá nhân, quà tặng đến các lô hàng kinh doanh, xuất khẩu. Tuy nhiên, để hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và hạn chế các rủi ro phát sinh, người gửi cần nắm rõ các quy định về hồ sơ, chứng từ và thủ tục hải quan. Trong bài viết này, VietCargo sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục gửi hàng đi Thái Lan mới nhất, giúp bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện quy trình vận chuyển một cách thuận lợi.

Thủ tục gửi hàng đi Thái Lan gồm những gì?

Trước khi vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang Thái Lan, người gửi cần nắm rõ các yêu cầu về thông tin, hồ sơ và quy trình xử lý hàng hóa. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu không chỉ giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế các rủi ro như chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc bị từ chối vận chuyển.

1. Ai cần thực hiện thủ tục gửi hàng đi Thái Lan?

Bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào có nhu cầu gửi hàng từ Việt Nam sang Thái Lan đều cần thực hiện các thủ tục vận chuyển theo quy định. Đó có thể là người gửi quà cho người thân, chủ shop kinh doanh online, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa hoặc đơn vị gửi tài liệu, hàng mẫu sang Thái Lan. Tùy theo loại hàng và mục đích vận chuyển, thủ tục có thể đơn giản hoặc yêu cầu bổ sung thêm một số giấy tờ liên quan.

2. Cá nhân và doanh nghiệp có thủ tục khác nhau không?

Về cơ bản, quy trình gửi hàng đi Thái Lan của cá nhân và doanh nghiệp đều bao gồm các bước khai báo thông tin hàng hóa, đóng gói và vận chuyển. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường phải chuẩn bị thêm các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hoặc giấy tờ liên quan đến hoạt động xuất khẩu. Trong khi đó, đối với các lô hàng cá nhân, thủ tục thường đơn giản hơn và chủ yếu tập trung vào việc cung cấp thông tin người gửi, người nhận cùng nội dung hàng hóa.

3. Vì sao cần chuẩn bị đúng thủ tục trước khi gửi hàng?

Việc chuẩn bị đầy đủ thủ tục giúp đơn hàng được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng ngay từ đầu. Thông tin chính xác và hồ sơ đầy đủ cũng giúp cơ quan hải quan dễ dàng kiểm tra, giảm nguy cơ bị giữ hàng hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ. Ngoài ra, việc tuân thủ đúng quy định còn giúp người gửi hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đến tay người nhận đúng thời gian dự kiến.

Thủ tục gửi hàng đi Thái Lan gồm những gì?

Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Thái Lan

Để quá trình gửi hàng từ Việt Nam sang Thái Lan diễn ra thuận lợi, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển và cơ quan hải quan. Tùy thuộc vào mục đích gửi hàng cá nhân hay xuất khẩu kinh doanh, bộ hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có sự khác nhau.

1. Hồ sơ đối với hàng hóa cá nhân

Đối với quà biếu, đồ dùng cá nhân, hàng mẫu hoặc các lô hàng phi thương mại, người gửi thường cần chuẩn bị các giấy tờ và thông tin sau:

• Thông tin người gửi và người nhận: Bao gồm họ tên, địa chỉ chi tiết, số điện thoại liên hệ và mã bưu điện (Postal Code) của người nhận tại Thái Lan.
• Giấy tờ tùy thân của người gửi: Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực để xác minh thông tin người gửi khi thực hiện vận chuyển quốc tế.
• Danh sách hàng hóa: Kê khai rõ tên hàng, số lượng, trọng lượng và giá trị của từng sản phẩm có trong kiện hàng để phục vụ việc kiểm tra và khai báo.
• Hóa đơn mua hàng hoặc hóa đơn thương mại (nếu có): Một số mặt hàng có giá trị cao hoặc cần thông quan có thể được yêu cầu cung cấp hóa đơn để chứng minh giá trị hàng hóa.

2. Hồ sơ đối với hàng hóa kinh doanh, xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp hoặc các lô hàng thương mại, bộ hồ sơ thường phức tạp hơn nhằm đáp ứng yêu cầu xuất khẩu và thông quan quốc tế.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp xuất khẩu và có thể được yêu cầu trong quá trình làm thủ tục.
• Hợp đồng mua bán thương mại (Sales Contract): Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên xuất khẩu tại Việt Nam và bên nhập khẩu tại Thái Lan.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ thông tin người mua, người bán, giá trị lô hàng, điều kiện thanh toán và các thông tin liên quan đến giao dịch thương mại.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Thể hiện chi tiết số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói của từng kiện.
• Phiếu xuất kho hoặc chứng từ hàng hóa: Chứng minh nguồn gốc và quá trình xuất hàng của doanh nghiệp.

3. Các chứng từ xuất khẩu bắt buộc

Bên cạnh hồ sơ doanh nghiệp, một số chứng từ xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều lô hàng khi xuất sang Thái Lan.

• Tờ khai hải quan điện tử: Được khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS trước khi hàng hóa được xuất khẩu khỏi Việt Nam.
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill): Chứng từ vận tải do hãng vận chuyển hoặc đơn vị logistics phát hành sau khi tiếp nhận hàng hóa.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O Form D): Chứng minh hàng hóa có xuất xứ Việt Nam và là cơ sở để hưởng ưu đãi thuế quan theo Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA).

4. Giấy tờ đối với hàng hóa đặc biệt

Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành sẽ cần bổ sung thêm giấy phép hoặc chứng nhận riêng trước khi xuất khẩu.

• Giấy kiểm dịch thực vật: Áp dụng đối với nông sản, rau củ quả, hạt giống và các sản phẩm có nguồn gốc thực vật.
• Giấy kiểm dịch động vật: Áp dụng cho thực phẩm có nguồn gốc động vật hoặc các sản phẩm liên quan.
• Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm: Có thể được yêu cầu đối với thực phẩm chế biến, thực phẩm đóng gói hoặc thực phẩm chức năng.
• Giấy phép xuất khẩu chuyên ngành: Áp dụng đối với các mặt hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt theo quy định của cơ quan chức năng Việt Nam và Thái Lan.

5. Danh mục giấy tờ cốt lõi cần có

Đối với hầu hết các lô hàng xuất khẩu đi Thái Lan, người gửi nên chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Tờ khai hải quan điện tử.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Hợp đồng mua bán thương mại (nếu là hàng kinh doanh).
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O Form D (nếu đủ điều kiện).
• Vận đơn vận chuyển (Bill of Lading hoặc Airway Bill).
• Giấy phép xuất khẩu hoặc giấy kiểm dịch đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.

Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Thái Lan

Thủ tục xuất khẩu hàng hóa sang Thái Lan

Để hàng hóa được vận chuyển và thông quan thuận lợi khi xuất khẩu sang Thái Lan, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình xuất khẩu quốc tế. Dưới đây là quy trình tham khảo đang được áp dụng phổ biến hiện nay.

Bước 1: Hoàn thiện điều kiện pháp lý xuất khẩu

Trước khi tiến hành xuất khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mặt hàng của mình có thuộc diện phải xin giấy phép hay không. Đối với một số ngành hàng đặc thù, giấy phép từ cơ quan quản lý chuyên ngành là điều kiện bắt buộc trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa

Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ về chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói và nhãn mác. Các thông tin như xuất xứ, thành phần, hướng dẫn sử dụng hoặc hạn sử dụng (nếu có) nên được thể hiện đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường Thái Lan.

Bước 3: Lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp

Tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa, thời gian giao nhận và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn vận chuyển bằng đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không. Sau khi thống nhất phương án vận chuyển, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và sắp xếp lịch trình giao nhận.

Bước 4: Thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu

Doanh nghiệp tiến hành khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử theo quy định hiện hành. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ phân luồng kiểm tra và hướng dẫn các bước tiếp theo trước khi thông quan.

Bước 5: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và chứng từ ưu đãi

Đối với các mặt hàng thuộc diện áp dụng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O). Đây là căn cứ quan trọng để hưởng các chính sách ưu đãi khi nhập khẩu vào Thái Lan.

Bước 6: Vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài

Sau khi được thông quan, lô hàng sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để xuất khẩu sang Thái Lan theo tuyến đường đã lựa chọn. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần theo dõi lịch trình và tình trạng vận chuyển để chủ động xử lý các phát sinh nếu có.

Bước 7: Thực hiện thủ tục nhập khẩu tại Thái Lan

Khi hàng đến nơi, phía người nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền tại Thái Lan sẽ thực hiện khai báo với cơ quan hải quan sở tại. Hồ sơ nhập khẩu thường bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ liên quan khác.

Bước 8: Nhận hàng và vận chuyển nội địa

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu, hàng hóa được đưa ra khỏi khu vực cảng hoặc sân bay để vận chuyển đến kho, cửa hàng hoặc địa chỉ nhận cuối cùng. Người nhận nên kiểm tra tình trạng hàng hóa và xác nhận giao nhận để hoàn tất quá trình xuất khẩu.

Thủ tục xuất khẩu hàng hóa sang Thái Lan

Các trường hợp thủ tục gửi hàng đi Thái Lan bị từ chối hoặc kéo dài

Trong quá trình gửi hàng, một số vấn đề về hồ sơ hoặc hàng hóa có thể khiến đơn hàng bị chậm thông quan hoặc bị từ chối vận chuyển. Dưới đây là những trường hợp phổ biến và cách khắc phục tương ứng.

Các loại hàng hóa được phép/bị cấm gửi đi Thái Lan

Trước khi gửi hàng sang Thái Lan, người gửi nên kiểm tra kỹ quy định nhập khẩu để xác định mặt hàng của mình có thuộc danh mục được phép vận chuyển hay không. Việc nắm rõ các nhóm hàng được phép và bị cấm sẽ giúp hạn chế rủi ro bị từ chối vận chuyển, chậm thông quan hoặc phát sinh các chi phí không cần thiết.

Lưu ý: Một số mặt hàng như mỹ phẩm, thực phẩm, pin lithium, thiết bị y tế hoặc hàng có nguồn gốc động thực vật không thuộc danh mục cấm nhưng có thể cần bổ sung giấy phép, giấy kiểm dịch hoặc các chứng từ chuyên ngành trước khi được phép vận chuyển sang Thái Lan.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục gửi hàng đi Thái Lan

Để hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế, người gửi nên lưu ý một số vấn đề quan trọng dưới đây:

• Khai báo trung thực và đầy đủ thông tin hàng hóa, bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng và giá trị thực tế. Việc khai báo không chính xác có thể khiến hàng bị giữ lại để kiểm tra hoặc phát sinh chi phí bổ sung.
• Kiểm tra kỹ danh mục hàng hóa cấm và hạn chế nhập khẩu vào Thái Lan trước khi gửi. Điều này giúp tránh trường hợp hàng bị từ chối vận chuyển hoặc bị cơ quan chức năng tịch thu khi làm thủ tục thông quan.
• Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ và giấy phép liên quan ngay từ đầu. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh sẽ giúp giảm đáng kể thời gian xử lý và hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ nhiều lần.
• Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế, đặc biệt đối với hàng dễ vỡ, hàng điện tử hoặc sản phẩm có giá trị cao. Bao bì phù hợp không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn giúp quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi hơn.
• Lưu lại toàn bộ chứng từ, vận đơn và thông tin giao dịch trong suốt quá trình vận chuyển. Đây là cơ sở quan trọng để đối chiếu và giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có.
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm xử lý hàng đi Thái Lan. Những đơn vị chuyên tuyến thường am hiểu quy định hải quan và có thể hỗ trợ khách hàng hoàn thiện thủ tục nhanh chóng hơn.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục gửi hàng đi Thái Lan

Dịch vụ hỗ trợ thủ tục gửi hàng đi Thái Lan tại VietCargo

VietCargo cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng đi Thái Lan với quy trình hỗ trợ trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

• Hỗ trợ tư vấn miễn phí về hồ sơ và thủ tục xuất khẩu theo từng loại hàng hóa. Đội ngũ chuyên viên sẽ hướng dẫn chi tiết các giấy tờ cần chuẩn bị trước khi gửi hàng.
• Hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của hàng hóa trước khi vận chuyển. Điều này giúp khách hàng xác định sớm các mặt hàng thuộc diện hạn chế hoặc cần bổ sung giấy phép chuyên ngành.
• Hỗ trợ khai báo hải quan và chuẩn bị chứng từ xuất khẩu. VietCargo đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình hoàn thiện hồ sơ nhằm giảm thiểu rủi ro bị chậm thông quan.
• Hỗ trợ đóng gói theo tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế. Hàng hóa được kiểm tra và đóng gói phù hợp với từng đặc tính nhằm đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
• Cập nhật tình trạng đơn hàng xuyên suốt từ khi tiếp nhận đến khi giao thành công tại Thái Lan. Khách hàng có thể theo dõi tiến độ và nhận hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
• Nhận hàng tận nơi tại Việt Nam và giao tận nơi tại Thái Lan. Dịch vụ door-to-door giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và không cần tự thực hiện nhiều công đoạn trung gian.

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đầy đủ thủ tục gửi hàng đi Thái Lan không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế nguy cơ hàng hóa bị chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí không mong muốn. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc cần hỗ trợ từ khâu kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị chứng từ đến vận chuyển và thông quan, VietCargo sẵn sàng đồng hành để giúp quá trình gửi hàng sang Thái Lan diễn ra nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.

Xem thêm:

• Phí gửi hàng đi Bangkok bao nhiêu tiền? Cập nhật bảng giá mới nhất 2026
• Gửi 1kg hàng đi Thái Lan bao nhiêu tiền? Bảng giá cập nhật 2026